Wie du deine Unternehmensprozesse richtig planst (kostenloses Analyse-Tool)

Noch vor 2 Jahren schuftete ich 100 Stunden pro Woche im operativen Geschäft meiner Agentur. Heute sind es 2. 

Und der wichtigste Schritt dazu war die Analyse und Planung meiner Unternehmensprozesse. 

Wenn du den vollen Überblick über alle Aufgaben und Abläufe hast, dann kannst du dein Business so umstellen, dass du…

• dein Online-Unternehmen schneller skalierst
• dich als Inhaber aus dem Tagesgeschäft rausziehst
• oder insgesamt den Arbeitsalltag für dich und deine Mitarbeiter entspannst. 

In diesem Artikel zeige ich dir, wie ich letztes Jahr die Prozesse meiner eigenen Agentur geplant habe und ich schenke dir mein “Analyse-Werkzeug” mit dem auch du den Röntgenblick auf dein Unternehmen bekommst!

 

Unternehmensprozesse planen - Schritt für Schritt

Das Process Org Chart ist mein Diagnose-Werkzeug, um die Ursache für “Unternehmenskrankheiten” festzustellen.

Du kannst es dir zusammen mit meinem Agentur-Bauplan kostenlos runterladen. Trag dich dazu einfach in den Newsletter ein.

Es sieht unscheinbar aus, aber das Process Org Chart kannst du verwenden, um

• dein Projekt Management Tool besser zu strukturieren
• Lücken und Probleme schneller zu identifizieren
• einen guten Überblick zu haben, was in deinem Business passiert – vorallem wenn du ein Team hast oder einstellen willst.
• Prozesse umzustrukturieren, da einem oft Dinge auffallen, wenn man sie übersichtlich vor sich sieht

Die Umsetzung dauert nur wenige Stunden und ich sage meinen Kunden immer, jede Minute, die sie jetzt darein investieren, sparen sie hinten raus um das Tausendfache. 

Wie setzt du es gewinnbringend ein? Das zeige ich dir jetzt am Beispiel meiner Agentur!

Schritt #1: Bereiche des Unternehmens auf der ersten Ebene notieren

Das Process Org Chart zeigt strukturiert alle Prozesse auf, die in deinem Unternehmen anfallen. Dafür unterteile zuerst dein Unternehmen in die unterschiedlichen Aufgabenbereiche, die es bei dir gibt.

Bei uns als Agentur waren das unter anderem Marketing, Sales, Fulfillment und Back-Office. Ich habe Unternehmenskunden, die im Content-Business tätig sind. Da sind Bereiche z.B. Sales, Podcast Produktion, Promotion, Werbeproduktion, Back-Office.

 

Schritt #2: Die übergeordneten Prozesse in einem Bereich definieren

Welche Phasen laufen innerhalb eines Bereichs ab? Bei uns im Fulfillment gibt es z.B. das Onboarding, Setup, Approval, Launch, Ongoing Management der Projekte. Einzelne Aufgaben und Prozesse spielen sich innerhalb dieser Phasen ab.

Welche Phasen existieren für die einzelnen Bereiche in deinem Unternehmen?

 

Schritt #3: Aufgaben definieren, die in einer Phase stattfinden

Auf der dritten Ebene des Process Org Chart trägst du eine, welche konkreten Aufgaben in der jeweiligen Phase anfallen. Zum Beispiel im Fulfillment in der Onboarding-Phase: Was muss alles passieren, damit ein Kunde 100% erfolgreich diese Phase durchläuft? 

Bei uns sieht das so aus: 

• der Kunde hat eine Onboarding-Mail bekommen
• das Projekt wurde vorbereitet (Drive Ordner erstellt, Kommunikationskanal erstellt, Projektmanagement Tool eingerichtet…)
• Kick-Off Call hat stattgefunden

Hier passiert jetzt die eigentliche Magie. Denn bei diesem Schritt wirst du feststellen, dass es viele Aufgaben gibt, die zu einem ganz anderen Zeitpunkt erledigt werden können und die vollkommen unnötig sind. 

Mit diesem Schritt bekommst du eine wirkliche Übersicht, welche Prozesse essenziell sind und wie ein Zahnrad in das andere greift. Alle unnötigen Prozesse können sofort eliminiert werden. Anschließend bringst du die Aufgaben in die richtige Reihenfolge und definierst, wie eine Phase beginnt und wie sie endet. 

Was muss passieren, damit eine Projektphase endet und die nächste Phase beginnt?

 

Schritt #4: Welche Ressourcen existieren für einzelne Aufgaben?

Auf der vierten Ebene definierst du, was gebraucht wird, um die jeweilige Aufgabe optimal zu erledigen.  Welche Templates, Vorlagen, Beispiele und sonstigen Ressourcen existieren (oder müssen angefertigt werden), damit du oder ein Mitarbeiter die Aufgabe möglichst effektiv bearbeiten kann?

Wir nutzen zum Beispiel für die Willkommensmail im Onboarding eine Mail-Vorlage, sodass die Mail nicht jedes mal aufs Neue geschrieben werden muss.

 

Fazit: Unternehmensprozesse planen, zahlt sich aus (doppelt und dreifach)

Alle Unternehmer, mit denen ich bisher gearbeitet habe, konnten alleine durch das Erarbeiten ihres Process Org Chart und den daraus folgenden Optimierungen ihrer Abläufe mehrere Stunden pro Woche einsparen. Einfach, weil sie einen ganz neuen Blick aus der Vogelperspektive auf ihr Unternehmen bekamen. Unnötige Abläufe konnten sofort gestrichen werden. “Unsichtbare” Prozesse, die keiner bewusst auf dem Schirm hat, können gezielt optimiert und delegiert werden. 

Das Process Org Chart ist die Basis, um die Art von Unternehmen zu gestalten, die du dir wünscht. Sei es ein Freiheits-Business, das konstant Umsätze generiert, während du am Strand liegst. Oder sei es eine Umsatzmaschine, die sich spielerisch skalieren lässt und Monat für Monat wächst.

Das Process Org Chart und 6 weitere Hacks findest du in meinem kostenlosen E-Book “AGENCY SYSTEMS” – 7 Hacks, damit du in den Urlaub fahren kannst & keiner merkt's. 

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